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Steuerberatung 4.0

In zahlreichen „Industrie 4.0“-Projekten wird die internetgestützte Vernetzung vorantreiben. Gerade im Bereich des Rechnungswesens ist die Digitalisierung im vollen Gange. Begriffe wie ZUGFeRD, Ersetzendes Scannen, GoBD, elektronische Rechnung oder Cloud sind in aller Munde und ebnen den Weg für den Sprung in eine digitale Zukunft. Seitens des Gesetzgebers sind die rechtlichen Voraussetzungen hierfür bereits geschaffen. Auch technologisch ist es längst umsetzbar. Der Umstieg auf digitale Geschäftsprozesse führt zu einer höheren Produktivität, niedrigen Verwaltungskosten und zu kürzeren Reaktionszeiten (z. B. bei Lieferanten- und Kundenanfragen).

 

Internetbasierte Plattform für die digitale Zusammenarbeit bei der Erstellung der Buchführung und der Lohnabrechnung:

  • Erledigung von Zahlungen mit vorausgefüllten Zahlungsträgern vom digitalen Beleg (OCR-Erkennung)
  • automatisierte Kontrolle der Kontoauszüge: automatische Zuordnung der eingescannten Belege zu den Kontobewegungen
  • Freigabe von Lohnzahlungen
  • Freigabe von elektronischen Steuererklärungen

Aktuellere Erstellung und Auswertung Ihrer Finanzbuchführung durch zeitnahe digitale Bereitstellung Ihrer Buchungsbelege:
Ihre Vorteile:

  • Der Papierbeleg bleibt in Ihrem Unternehmen und kann nach Ihren Erfordernissen weiterbearbeitet und abgelegt werden.
  • Ihre Sortier- und Wegezeiten werden minimiert
  • Sie erhalten zeitnah die Auswertungen Ihrer Finanzbuchführung (z. B. Liste Ihrer offenen Forderungen) und können kurzfristig Maßnahmen treffen

Durch zusätzliche Bausteine sind weitere Funktionen zu ergänzen, z. B.

  • Aktuelle Anzeige Ihrer Bankkonten
  • Abwicklung Ihres Zahlungsverkehrs
  • Zugriff auf die abgelegten Belege
  • Erfassung des Kassenbuches
  • Erfassung von Personalstamm- und Bewegungsdaten für die Lohnabrechnung
  • Digitale Personalakte: Austausch und zentrale Ablage von Dokumenten der Personalwirtschaft, die für die Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung relevant sind
  • Schneller Zugriff auf aussagekräftige und differenzierte Auswertungen
  • Arbeitnehmer Online: Ihre Mitarbeiter können internetbasiert auf die eigenen persönlichen Daten (z. B. Lohnabrechnungen) zugreifen.
  • Wir prüfen, ob Ihr Unternehmen die steuerlichen Anforderungen an die Datenhaltung und -archivierung erfüllt, bzw. in welchen Bereichen hierfür Veränderungen der Organisation vorgenommen werden müssen.
  • Das Ergebnis der Prüfung mit konkreten Verbesserungsvorschlägen wird  in einem Maßnahmenplan zur Optimierung der Prozesse zusammengefasst.
  • Die Regelungen gelten sowohl für die doppelte Buchführung wie auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten (insbesondere z. B. Einnahmenüberschussrechnung gemäß § 4 Abs. 3 EStG). Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen.
  • zeitgerechte Erfassung von Grund(buch)-Aufzeichnungen
  • Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen
  • Aufbewahrungspflicht von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten

Das Vorliegen einer Verfahrensdokumentation wurde zum neuen Prüfungsschwerpunkt der Finanzverwaltung erklärt.

Fehlt eine Verfahrensdokumentation, ist die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nicht mehr gewährleistet.

Die Folge ist eine formelle Schätzungsbefugnis der Finanzverwaltung (Hinzuschätzung bis zu 10% auf die erklärten Umsätze).

Wir unterstützen bei der Erstellung einer  Verfahrensdokumentation für die Prozesse im Rechnungswesen.

Die Belegablage soll gemäß Rz. 34 der GoBD in einer Verfahrensdokumentation beschrieben sein, die dauerhaft und uneingeschränkt Anwendung findet.

Für das Verfahren der Belegablage soll ein klar geregelter Prozess vorliegen, der zur Vermeidung von Risiken in der steuerlichen Außenprüfung ggf. mit Unterstützung fachkundiger Personen (z. B. des Steuerberaters) konzipiert wird und insbesondere folgende Fragen berücksichtigt:

  • Wie sind der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert?
  • Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt?
  • Nach welchem Ordnungssystem und an welchem Ort werden die Belege abgelegt?
  • Wie ist das evtl. Nebeneinander von konventionellen Papierbelegen und originär digitalen Belegen organisiert?
  • Wie ist der Ablageort (z. B. konventioneller Ordner oder IT-gestütztes Archivsystem) vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?
  • Wer darf auf den Ablageort zugreifen und Belege einsortieren?
  • In welchen Abständen und auf welchem Weg erhält die buchführende Stelle (z. B. unternehmensinterne Buchführung oder Steuerberatungskanzlei) die Belege?
  • Wie wird sichergestellt, dass alle betroffenen Personen die oben genannten Aspekte kennen und beachten?
  • Wie wird sichergestellt, dass die Belege nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden?

Mit digitalen Zukunftsstrategien werden Risiken bei Betriebsprüfungen minimiert, um Raum für weiteres Wachstum bei Anpassungsfähigkeit an den Markt zu erhalten. Mit steuerlicher Sicherheit von der digitalen Belegerfassung über digitale Kassensysteme bis hin zum Zahlungsverkehr.
Firmen speichern riesige Datenmengen („Big Data“), hinter denen sich wertvolle Informationen verbergen. Immer schneller müssen deren Aussage verstanden und bewertet werden. Wachsende Datenmengen machen auch gleichzeitig anfälliger für Fehler oder Manipulationen über alle Unternehmensprozesse hinweg.

  • Wir setzen uns mit der Aufbereitung betrieblicher Daten auseinander, um sich zum Beispiel vorab über mögliche Erkenntnisse der Betriebsprüfung zu informieren.
  • Zur Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung analysieren wir Ihr Buchführungssystem einschließlich der Vor- und Nebensysteme (z.B. Kassen, Warenwirtschaft, Rechnungsschreibung, etc.) auf mögliche Schwachstellen.
  • Auch im Rahmen der Jahresabschlussprüfung ist die Analyse von Unternehmensdaten ein bewährtes Mittel, um die Effizienz und Qualität von Prüfungshandlungen zu verbessern.

Um eine revisionssichere Speicherung der Daten, die den Anforderungen der Finanzverwaltung entspricht, sicherzustellen, ist für Sie eventuell das Angebot der DATEV „Kassenarchiv online“ interessant.
DATEV Kassenarchiv

Im Rahmen unserer Arbeiten analysieren wir Ihre Geschäftsprozesse (Kassensysteme, Warenwirtschaft, Lohn, Finanzbuchhaltung, Zahlungsverkehr, Investitionen)

(Dokumentation des Ist-Zustandes und Verbesserungsvorschläge)

Schnittstellen

Durch die Nutzung von Schnittstellen ergeben sich für Sie folgende Vorteile:

Vermeidung von unnötig manuellen Doppelerfassungen

Minimierung von Fehlernquellen

Wir passen uns an die vorhandenen Schnittstellen in Ihrem Unternehmen an.

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